Coronavírus: seis passos para as empresas implementarem trabalho remoto

O Coronavírus transformou as relações de trabalho no Brasil e no mundo, seja em maior ou menor proporção, dependendo do modelo de negócio, e está impactando além da saúde, o mercado de trabalho.

Embora o trabalho remoto não seja uma novidade, sua implementação em empresas brasileiras tem se tornado necessária e praticamente forçada com a chegada do Covid-19.

“Esse alerta de saúde terá um grande impacto na maneira como as empresas compreendem o trabalho remoto. Após a crise, esperamos um aumento notável na implementação de políticas de home office, não mais como esforços de contingência inevitável, mas como política regular porque muitos de seus benefícios ficam evidentes. O trabalho remoto é uma maneira de melhorar a qualidade de vida dos funcionários e mudar a forma como olhamos para nossas tarefas”, diz Daniel Schwebel, country manager da Workana no Brasil, um marketplace que conecta freelancers a empresas e possui atuação em toda a América Latina.

Graças à tecnologia atual, o trabalho remoto pode ser ativado de uma maneira relativamente simples. Schwebel, que atua em uma empresa de 85 trabalhadores, onde metade deles trabalha remotamente, recomenda seis passos antes de viabilizar o trabalho remoto de casa:

1 – Pensamento flexível, isso é uma emergência, nada é imutável. Se um programa de trabalho remoto formal não foi implementado em sua empresa, não é hora de projetá-lo em profundidade; neste momento, você deve ser ágil e imediato, é um plano de emergência focado em cuidar de seu pessoal, da comunidade e para dar continuidade à sua operação. Você aprenderá muito com esse estágio para um plano posterior.

2 – Defina um comitê de continuidade. É importante alinhar os esforços da empresa e tomar decisões rápidas. Idealmente, deve haver um especialista nos processos da empresa, alguém que conheça o escopo técnico e os recursos tecnológicos disponíveis; e alguém com conhecimento de pessoas, linhas de comando, liderança formal e informal.

Em grandes empresas, é muito provável que elas sejam separadas, e esse comitê seria composto pelos responsáveis ​​pelas operações, TI e recursos humanos, que devem ser coordenados pelo CEO ou alguém designado por ele, para levar a iniciativa adiante.

No caso de empresas menores, é muito provável que uma pessoa ocupe todas ou várias dessas responsabilidades, por isso, é importante delegar outras tarefas para permitir tempo para projetar e ativar protocolos de trabalho remoto.

3 – Defina o impacto na operação e viabilidade do trabalho remoto. Você deve ser claro sobre os processos e ações que podem ser operados remotamente; se esses processos não estiverem bem mapeados, o comitê de continuidade deverá criar algo rapidamente e contar com os principais gerentes da área para definir como o trabalho será executado remotamente e quais entregas você deve oferecer. Como serão tratados os processos que exigem a presença física de uma pessoa? Como essa população será protegida em sua transferência para o escritório?

4 – Quais equipamentos e elementos técnicos sua equipe necessita? Computadores, conexão à Internet, impressora, configuração ou software especial para conectar-se remotamente a um serviço especial da empresa. É importante definir se as pessoas têm os recursos necessários e adequados, se usarão seus próprios equipamentos e quais medidas de segurança serão estabelecidas no cenário de equipamentos compartilhados com familiares ou pessoas de fora da empresa.

5 – Escolha uma solução de comunicação online. Comece usando as ferramentas normais que sua equipe usa para se comunicar, como grupos do WhatsApp, mas implemente e promova o uso de plataformas como o Microsoft Teams (que foi lançado para uso gratuito durante esse período) ou o Slack, que permite que você tenha a comunicação da equipe em um só lugar, e separada da comunicação pessoal. Sua equipe pode ter bate-papo, videochamadas, documentos compartilhados, tudo em um só lugar, para acelerar sua operação.

6 – Linhas claras de comunicação, instruções e expectativas. Qualquer mudança enfrenta dificuldades em uma empresa, e ter um processo simples e com instruções claras são o primeiro requisito para ativar a operação remota de emergência. Os responsáveis ​​por cada área são os que exigem maior comprometimento, devem ter cronogramas claros e extensos para solucionar as dúvidas da equipe, dar um extra para aprender as novas ferramentas e poder apoiá-las. É crucial marcar claramente o que você está esperando em entregas e atividades executadas, bem como conhecer as dificuldades que cada pessoa está enfrentando e propor alternativas.

Estabelecer uma equipe de trabalho remota é um grande desafio, mas em períodos de crise é onde surgem as maiores oportunidades. Após a contingência, é conveniente avaliar os benefícios que o trabalho remoto oferece para sua organização, o feedback e o interesse de seus colaboradores.